Zebranie sprawozdawcze OSP — dokumenty i terminy

Zebranie sprawozdawcze OSP to coroczne walne zebranie członków, które zamyka poprzedni rok. Według wzorcowego statutu OSP, który udostępnia Związek OSP RP, zebranie zatwierdza sprawozdanie zarządu z działalności, wysłuchuje sprawozdania komisji rewizyjnej, decyduje o absolutorium dla zarządu i uchwala program działania z budżetem. Zwołuje je zarząd, raz w roku, nie później niż do końca czerwca roku następującego po roku sprawozdawczym, a członków zawiadamia co najmniej 14 dni wcześniej. Te zasady pochodzą jednak ze statutu, a nie z ustawy — zanim cokolwiek zaplanujesz, otwórz statut swojej jednostki.

Stan prawny na dzień 17.10.2026. Pełne tytuły aktów i linki do wzorów Związku OSP RP są w sekcji „Źródła” na końcu.

Co mówi ustawa, a co statut

Ochotnicze straże pożarne są stowarzyszeniami w rozumieniu Prawa o stowarzyszeniach (art. 1 ust. 1 ustawy o ochotniczych strażach pożarnych). Prawo o stowarzyszeniach mówi, że najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie członków, a w sprawach, których statut nie przypisał innej władzy, uchwały podejmuje właśnie ono (art. 11 ust. 1). Władze, tryb ich wyboru, kompetencje i warunki ważności uchwał ma określić statut (art. 10 ust. 1 pkt 5 i 6).

Dlatego kworum, większości głosów, długość kadencji i termin zebrania znajdziesz w statucie, nie w ustawie. Niżej cytujemy wzorcowy projekt statutu OSP Związku OSP RP — jeśli statut Twojej jednostki brzmi inaczej, obowiązuje on, nie wzór.

Zebranie sprawozdawcze czy sprawozdawczo-wyborcze

Statut wzorcowy dzieli zwyczajne walne zebrania na dwa rodzaje (§ 21):

sprawozdawczo-wyborcze — raz na kadencję, na jej koniec; oprócz sprawozdań wybiera się na nim zarząd i komisję rewizyjną,
sprawozdawcze — raz w roku, nie później niż do końca czerwca roku następującego po roku sprawozdawczym.

Długość kadencji wzór zostawia do wpisania. Zarząd Główny Związku OSP RP przyjął terminarz ostatniej kampanii uchwałą nr 40/X/2025 z 24 listopada 2025 r.: zebrania sprawozdawczo-wyborcze w OSP od 1 stycznia do 31 marca 2026 r., z wyborem władz na pięcioletnią kadencję. Jeżeli Twoja OSP wybrała władze w tej kampanii, w 2027 r. czeka ją zwykłe zebranie sprawozdawcze za 2026 r. — bez wyboru zarządu i komisji rewizyjnej.

Kalendarz: od sprawozdania do zgłoszeń po zebraniu

Kiedy	Co	Podstawa
3 miesiące od dnia bilansowego (przy roku obrotowym równym kalendarzowemu — koniec marca)	sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego	art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości
co najmniej 14 dni przed zebraniem	zawiadomienie członków o terminie, miejscu i porządku obrad	statut wzorcowy, § 21 ust. 3
do końca czerwca	zebranie sprawozdawcze	statut wzorcowy, § 21 ust. 2
6 miesięcy od dnia bilansowego (przy roku obrotowym równym kalendarzowemu — koniec czerwca)	zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego	art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości
7 dni od zebrania	drugi egzemplarz protokołu z załącznikami do zarządu oddziału gminnego Związku OSP RP	wytyczne Związku OSP RP
7 dni od zdarzenia	wniosek do KRS, jeśli zmienił się statut albo skład zarządu lub komisji rewizyjnej	art. 22 ust. 1 ustawy o KRS; przy zmianie statutu także art. 21 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach („niezwłocznie”)
15 dni od zatwierdzenia	sprawozdanie finansowe do Szefa KAS albo do KRS	art. 27 ust. 2 ustawy o CIT, art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości
do 15 lipca	publikacja zatwierdzonego sprawozdania finansowego i merytorycznego — tylko organizacje pożytku publicznego	art. 23 ust. 6 ustawy o działalności pożytku publicznego

Terminy z ustawy o rachunkowości dotyczą jednostek prowadzących księgi według tej ustawy — wyjątek opisujemy niżej, przy sprawozdaniu finansowym.

Dokumenty na zebranie — checklista

Związek OSP RP publikuje wzory druków na kampanię 2026. Przygotowano je na zebranie sprawozdawczo-wyborcze, ale po zmianie nagłówka większość nada się też na zebranie sprawozdawcze — poza drukami komisji wyborczej i uchwałą o wyborach.

Przed zebraniem

Termin, miejsce i porządek obrad ustalone przez zarząd oraz zawiadomienie członków (statut wzorcowy, § 21 ust. 3 i § 25 pkt 3).
Sprawozdanie z działalności OSP za miniony rok — przedstawia je zarząd.
Sprawozdanie finansowe i plan finansowy — w druku Związku OSP RP: dochody według źródeł, wydatki według rodzajów, stan środków w kasie i na rachunku oraz plan na bieżący rok; podpisują skarbnik i prezes.
Roczne sprawozdanie finansowe według ustawy o rachunkowości — jeśli jednostka prowadzi pełną księgowość.
Sprawozdanie komisji rewizyjnej — z kontroli, którą komisja przeprowadza co najmniej raz w roku (ze szczególnym uwzględnieniem finansów i składek), z oceną działalności OSP i wnioskiem w sprawie absolutorium (§ 32 ust. 1).
Projekt planu działalności i budżetu na bieżący rok — opracowuje go zarząd (§ 25 pkt 6).
Projekty uchwał — przede wszystkim uchwała o przyjęciu sprawozdań, absolutorium, planie i składce.
Lista obecności członków i osobna lista zaproszonych gości.

Na zebraniu

Protokół — według Związku OSP RP podpisują go protokolant i wybrany przewodniczący zebrania. Statut wzorcowy każe wpisać przebieg zebrania i podjęte uchwały do księgi protokołów (§ 23).
Protokoły komisji wybranych na zebraniu — w druku Związku OSP RP: mandatowej (stwierdza prawomocność zebrania na podstawie listy obecności), uchwał i wniosków oraz skrutacyjnej.

Po zebraniu

Jeden egzemplarz protokołu z załącznikami zostaje w aktach OSP. Drugi, według wytycznych Związku OSP RP, przekazujesz w ciągu 7 dni zarządowi oddziału gminnego (lub równorzędnego). Wśród załączników jest Raport OSP — na jego podstawie powstaje raport gminny, a potem raporty wyższych szczebli.
Zmianę statutu albo składu władz zarząd zgłasza do KRS (statut wzorcowy, § 25 pkt 4; termin w tabeli wyżej).

Uchwały, głosowanie i absolutorium

W druku Związku OSP RP podstawowa uchwała zebrania („w sprawie działalności organizacyjno-programowej”) obejmuje: przyjęcie sprawozdań z działalności, finansowego i komisji rewizyjnej, absolutorium dla zarządu, zatwierdzenie planu działalności i planu finansowego, wysokość rocznej składki członkowskiej oraz wnioski z dyskusji do realizacji.

Statut wzorcowy przewiduje:

prawo głosu mają członkowie zwyczajni; członkowie wspierający i honorowi biorą udział w walnym zebraniu z głosem doradczym (§ 10 pkt 2, § 14 ust. 3, § 15 ust. 3),
uchwały zapadają zwykłą większością głosów oddanych, chyba że statut stanowi inaczej (§ 18 ust. 1),
uchwały o zmianach we władzach, wystąpieniu ze Związku OSP RP oraz nabyciu i zbyciu nieruchomości podejmuje się w obecności co najmniej połowy uprawnionych do głosowania (§ 18 ust. 2),
zmianę statutu uchwala się większością 2/3 głosów przy obecności co najmniej połowy ogólnej liczby członków (§ 36).

O absolutorium decyduje walne zebranie (§ 20 ust. 2 pkt 3) na wniosek komisji rewizyjnej (§ 32 ust. 1 pkt 4) — dlatego sprawozdanie komisji warto zamknąć jasnym wnioskiem.

Przykładowy porządek obrad

Skrócony przykład na podstawie przebiegu zebrania sprawozdawczo-wyborczego, który publikuje Związek OSP RP — bez punktów o wyborach i bez części uroczystej:

Otwarcie zebrania i powitanie gości.
Wybór przewodniczącego zebrania, protokolanta oraz komisji: mandatowej, uchwał i wniosków, skrutacyjnej.
Przyjęcie porządku obrad.
Sprawozdanie z działalności OSP.
Sprawozdanie finansowe oraz plan finansowy na bieżący rok.
Sprawozdanie komisji rewizyjnej.
Dyskusja nad sprawozdaniami.
Udzielenie absolutorium zarządowi.
Przyjęcie planu działalności na bieżący rok.
Wolne wnioski.
Podjęcie uchwał i przyjęcie wniosków do realizacji.
Zakończenie zebrania.

Porządek obrad wysyłasz członkom i gościom razem z informacją o miejscu, dniu i godzinie zebrania.

Sprawozdanie finansowe i uproszczona ewidencja

Na zebraniu mogą się pojawić dwa dokumenty o podobnej nazwie: proste zestawienie dochodów i wydatków z druku Związku OSP RP oraz roczne sprawozdanie finansowe według ustawy o rachunkowości. To drugie sporządza się i zatwierdza w terminach z tabeli wyżej. Sporządzenie zapewnia kierownik jednostki — w OSP członkowie zarządu — a zatwierdza organ wskazany w statucie. Związek OSP RP ma wzór uchwały walnego zebrania o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, z dopiskiem, że służy tylko OSP niekorzystającym z uproszczonej formy rachunkowości. Zatwierdzone sprawozdanie trafia elektronicznie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a jeśli jednostka ma obowiązek składać je w KRS — do KRS.

Alternatywą dla pełnej księgowości jest uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (art. 2 ust. 5 ustawy o rachunkowości, art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Według przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2026 r. może ją prowadzić organizacja pozarządowa, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie ma statusu organizacji pożytku publicznego i w roku poprzedzającym wybór miała przychody nieprzekraczające 1 000 000 zł, bez darowizn rzeczowych przeznaczonych na działalność statutową. Decyzję podejmuje organ zatwierdzający, a o wyborze zawiadamia się naczelnika urzędu skarbowego do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego, w którym jednostka zaczyna prowadzić ewidencję. Związek OSP RP ma wzór uchwały walnego zebrania w tej sprawie — warunki sprawdź z osobą, która prowadzi finanse jednostki.

Zdalny udział w zebraniu

Od 27 marca 2026 r. przepisy Prawa o stowarzyszeniach o korzystaniu ze środków komunikacji elektronicznej na posiedzeniach władz stowarzyszenia nie są już ograniczone do stanu epidemii ani stanu zagrożenia epidemicznego — uchylono art. 10 ust. 1e. Przepisy mówią o władzach stowarzyszenia, a walne zebranie jest jego najwyższą władzą (art. 11 ust. 1), więc obejmują także walne zebranie. Rząd w stanowisku do projektu tej zmiany pisał, że pozwoli ona organizować w ten sposób posiedzenia różnych władz stowarzyszenia bez zmiany statutu, chyba że statut to wyłącza.

Udział zdalny to możliwość, nie obowiązek. Jeśli zarząd chce go dopuścić, wskazuje to w zawiadomieniu z dokładnym opisem sposobu uczestnictwa i głosowania (art. 10 ust. 1b). Głosowanie zdalne wymaga co najmniej transmisji obrad w czasie rzeczywistym, dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w której uczestnik może zabrać głos, oraz możliwości oddania głosu osobiście lub przez pełnomocnika przed posiedzeniem lub w jego trakcie (art. 10 ust. 1c). Statut wzorcowy nie reguluje udziału zdalnego, ale statut Twojej jednostki może te zasady zmienić albo wyłączyć (art. 10 ust. 1d) — sprawdź go przed wysłaniem zawiadomień.

Jak Rescue24 pomaga przygotować zebranie

Rescue24 nie poprowadzi zebrania, ale zbiera dane do sprawozdań. Opisane niżej moduły administrator jednostki włącza w ustawieniach jednostki, na ekranie Moduły (kafelek modułu i Zapisz zmiany).

Liczby do sprawozdania z działalności. W module Wyjazdy otwórz Statystyki i raporty, zakładkę Raporty, i wybierz Sprawozdanie roczne. PDF zestawia wyjazdy według kategorii, typów i miesięcy z porównaniem do poprzedniego roku, najaktywniejszych strażaków, pojazdy i sprzęt. Raporty są dostępne między innymi dla członków zarządu.
Kwoty do sprawozdania finansowego. Skarbnik → Raporty daje roczne zestawienie przychodów i wydatków według kategorii, saldo i podsumowanie składek (Pobierz PDF), a Książka Skarbnika w module Wydruki — saldo konta na początek i koniec roku. To zestawienia danych z systemu, nie sprawozdanie finansowe według ustawy o rachunkowości. Komisja rewizyjna ma tu dostęp do odczytu. Więcej we wpisie Program dla skarbnika OSP.
Lista członków. Rejestr Członków OSP w module Wydruki wymienia osobno członków czynnych, wspierających i honorowych — przyda się przy liście obecności.
Posiedzenie zarządu przed zebraniem. W module Zarząd (kancelaria), w części Posiedzenia, zapiszesz agendę, obecność, protokół i ustalenia z terminem i odpowiedzialnym. Ustalenie zamienisz w zadanie (Konwertuj na zadanie), a protokół pobierzesz jako PDF (Pobierz protokół). Podpisany protokół walnego zebrania wgrasz do Repozytorium.
Statut i ogłoszenie. W module Informacje zakładka Statut pokazuje statut w podglądzie PDF, a aktualność z opcją Oznacz jako ważna wyświetla czerwony baner na górze strony — dobre miejsce na termin zebrania. Baner nie zastępuje zawiadomienia członków — o jego formie decyduje statut albo zarząd.

Szczegóły opisują tematy pomocy Kancelaria, Skarbnik oraz Wydruki, raporty i statystyki.

Źródła

Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz. 2261; zmiany: Dz. U. z 2026 r. poz. 316 oraz poz. 346, która wchodzi w życie 30.09.2028 r.) — art. 10 ust. 1 pkt 5 i 6, art. 10 ust. 1b–1d, art. 11 ust. 1, art. 21 ust. 1.
Ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o zmianie ustawy o fundacjach oraz ustawy – Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2026 r. poz. 316) — art. 2 i art. 3. Projekt: druk sejmowy nr 1808 wraz ze stanowiskiem Rządu.
Ustawa z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 244; zmiany: Dz. U. z 2025 r. poz. 900 oraz z 2026 r. poz. 180, 426 i 1159) — art. 1 ust. 1.
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r. poz. 522; zmiany: Dz. U. z 2026 r. poz. 640, 644 i 1206) — art. 2 ust. 5, art. 3 ust. 1 pkt 6, 7, 9 i 10, art. 52 ust. 1, art. 53 ust. 1, art. 69 ust. 1.
Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 1338; zmiana: Dz. U. z 2026 r. poz. 1040) — art. 10a, art. 23 ust. 6.
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r. poz. 554; zmiany: Dz. U. z 2026 r. poz. 779, 846, 912, 1123 i 1287) — art. 27 ust. 2.
Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 869; zmiany: Dz. U. z 2025 r. poz. 1556 i 1792 oraz z 2026 r. poz. 119, 176, 252, 346 i 644) — art. 22 ust. 1.
Związek OSP RP: Wzorcowy projekt statutu OSP (plik do pobrania na stronie Ochotnicze Straże Pożarne) — § 10, 14, 15, 17, 18, 20, 21, 23, 25, 32 i 36.
Związek OSP RP: Walne Zebranie OSP — protokół, Raport OSP, przekazanie dokumentów do zarządu oddziału gminnego.
Związek OSP RP: Wzory druków na kampanię sprawozdawczo-wyborczą w OSP w 2026 roku — przykładowy przebieg zebrania, wzory uchwał, sprawozdanie finansowe i plan finansowy.
Oddział Wojewódzki Związku OSP RP województwa mazowieckiego: Założenia kampanii sprawozdawczo-wyborczej OSP i Oddziałów Związku OSP — terminarz kampanii 2026 (uchwała Zarządu Głównego nr 40/X/2025).