Program dla skarbnika OSP — składki, księga, PDF

Dobry program dla skarbnika OSP zastępuje trzy rzeczy naraz: zeszyt z wpłatami, arkusz ze składkami i teczkę z fakturami. W Rescue24 robi to moduł Skarbnik: księga przychodów i rozchodów z numerowanymi dowodami, lista składek członkowskich ze statusami wpłat, załączniki przy każdej transakcji i roczne zestawienie do pobrania w PDF.

Moduł jest narzędziem do prowadzenia ewidencji jednostki. Nie jest programem księgowym — nie prowadzi pełnej księgowości i niczego nie wysyła do urzędu skarbowego. Pomaga uporządkować to, co skarbnik OSP i tak musi mieć pod ręką: skąd przyszły pieniądze, na co poszły i kto jeszcze nie zapłacił składki.

Księga: konta, wpłaty i wypłaty

Zaczynasz od kont. W Księdze skarbnika dodajesz je przyciskiem + Konto — osobno kasę i osobno rachunek bankowy. Każde konto ma własne saldo, które liczy się samo po każdej transakcji.

Przyciskiem + Transakcja zapisujesz ruch na koncie: Wpłata (KP/BP) albo Wypłata (KW/BW). Wybierasz konto, kwotę, kategorię, opis i datę dokumentu. Numer dowodu nadaje system, na przykład KP-001/2026 — prefiks zależy od typu konta i operacji, a numeracja biegnie osobno w każdym roku.

Kategorie masz gotowe:

• przychody: Składka, Dotacja gmina, Dotacja inna, Darowizna, Zbiórka, Inne przychody;
• wydatki: Sprzęt, Paliwo, Szkolenie, Umundurowanie, Pojazd, Remiza, Ubezpieczenie, Impreza, Inne wydatki.

Dzięki kategoriom na koniec roku nie przeliczasz paragonów od nowa — suma na przykład wydatków na paliwo jest już policzona.

Faktury i potwierdzenia przy transakcji

Do każdej transakcji dołączysz dokument: fakturę, potwierdzenie przelewu albo skan. Przyjmowane są pliki PDF, JPG, PNG i WEBP. Dodajesz je w panelu Załączniki przy wierszu transakcji, więc rachunek jest tam, gdzie wpis w księdze, a nie w segregatorze, który ktoś pożyczył na zebranie.

Składki członkowskie: stawki, lista i zaległości

Składkami zajmujesz się w oddzielnej części — Składki.

1. Przyciskiem Kwoty ustawiasz stawki na wybrany rok: osobno składkę czynną i osobno wspierającą.
2. Przyciskiem Generuj listę system tworzy składki dla członków typu Czynny i Wspierający. Honorowi są pomijani, podobnie jak członkowie MDP — oni składek nie płacą. Generowanie możesz bezpiecznie powtórzyć: składki, które już istnieją, są pomijane.
3. Gdy ktoś płaci, wybierasz przy nim Zapłać. Domyślnie wpisana jest cała pozostała kwota, ale możesz przyjąć wpłatę częściową.

Wpłata sama zakłada dowód KP lub BP w księdze, zwiększa saldo konta i zmienia status składki. Statusy to Oczekuje, Częściowo, Opłacona i Zwolniona — ten ostatni nadajesz akcją Zwolnij, gdy ktoś nie ma obowiązku płacić. Nad listą widzisz od razu liczbę członków, opłaconych, zaległych i sumę wpłat w stosunku do kwoty należnej, więc nie liczysz zaległości na kalkulatorze.

Skarbnik nie wpisuje składki dwa razy: wpłata zarejestrowana przy członku trafia do księgi automatycznie. Jeśli zmienisz kwotę takiego dowodu w księdze, status składki przeliczy się sam. Jeśli pomyłkowo zaksięgowałeś wpłatę, usuwasz ją w księdze — składka wraca wtedy do stanu nieopłaconego albo częściowo opłaconego, a saldo konta jest korygowane.

Zestawienia i wydruki

Moduł daje dwa dokumenty do pobrania.

Sprawozdanie finansowe — w części Raporty wybierasz rok i klikasz Pobierz PDF. Dostajesz zestawienie przychodów i wydatków w podziale na kategorie, saldo oraz podsumowanie składek: ilu członków objęto, ilu opłaciło, jaka kwota była należna, a jaka wpłynęła. To dobra baza do sprawozdania z gospodarki finansowej, które zarząd przedstawia na zebraniu — jak się do niego przygotować, opisuje poradnik Zebranie sprawozdawcze OSP — dokumenty i terminy. Pamiętaj tylko, że „Sprawozdanie finansowe” to nazwa dokumentu w Rescue24, a nie sprawozdanie w rozumieniu ustawy o rachunkowości: PDF to zestawienie danych z systemu, a nie gotowy dokument w formie wymaganej przez statut czy gminę.

Książka Skarbnika (OSP01) — w module Wydruki wybierasz rok i konto, a system przygotowuje chronologiczne zestawienie przychodów i rozchodów z saldem bieżącym. Wydruk Książki Skarbnika podlega uprawnieniom do wydruków, a nie tylko modułowi Skarbnik, więc dostęp do niego nadaje się osobno. Pozostałe wydruki opisuje temat Wydruki, raporty i statystyki.

Kto widzi finanse, a kto może je zmieniać

Pieniądze jednostki nie powinny być widoczne dla każdego, więc dostęp wynika z funkcji w jednostce:

• Skarbnik (funkcja w zarządzie) może zakładać konta, zapisywać transakcje, ustawiać i rozliczać składki oraz pobierać zestawienia.
• Pozostali członkowie zarządu — prezes, naczelnik, sekretarz i inni — mogą finanse oglądać i pobierać raporty, ale ich nie zmieniają.
• Komisja rewizyjna (przewodniczący, sekretarz i członkowie komisji) ma wgląd tylko do odczytu, bez możliwości edycji — tak, jak powinna kontrolować, nie księgować.
• Zwykli członkowie modułu nie widzą.

Uprawnienia można też dopasować indywidualnie dla wybranej osoby. Jak nadawać funkcje, opisuje temat Strażacy i struktura.

Administrator jednostki włącza moduły Skarbnik i Wydruki OSP w ustawieniach jednostki, na ekranie Moduły (kafelki modułów i Zapisz zmiany). Administrator ma też pełny dostęp do finansów bez dodatkowych uprawnień. Całość opisuje temat Skarbnik w pomocy.