Kancelaria

Moduł Kancelaria (w interfejsie nazywany Zarząd) obsługuje pracę biurową jednostki: rejestr pism, posiedzenia zarządu z protokołami, bazę kontaktów instytucji oraz repozytorium dokumentów. Dodawanie i edycja wymagają uprawnienia chancellery.write (podgląd mają wszyscy z dostępem do modułu).

Przegląd

Strona główna modułu pokazuje kafelki: Po terminie, Do 7 dni, Nowe pisma, Przypisane do mnie, najbliższe posiedzenie, pisma wymagające uwagi (z deadlinem), skrót kontaktów i najnowsze pliki z repozytorium. U góry szybkie skróty: Dodaj pismo, Dodaj posiedzenie, Dodaj kontakt.

Pisma

Rejestr korespondencji w trzech typach: Przychodzące 📩, Wychodzące 📤 i Wewnętrzne 📋. Kliknij + Dodaj pismo, wybierz typ, wpisz temat, priorytet, nadawcę lub adresata (można wyszukać z bazy kontaktów), opcjonalny nr referencyjny, deadline odpowiedzi oraz załączniki.

• Numeracja: pisma wychodzące dostają automatyczny numer w formacie numer/rok. Przychodzące i wewnętrzne identyfikuje nr referencyjny nadawcy.
• Statusy: Nowe → W toku → Oczekuje akceptacji → Wysłane → Zakończone.
• Wątki: do pisma można dodać odpowiedź — wiąże się ona z pismem nadrzędnym („W odpowiedzi na").
• Filtry i archiwum: zakładki Aktywne/Archiwum, filtry po statusie, typie, „Tylko moje" i wyszukiwarka. Pisma można archiwizować lub trwale usuwać.

Zebrania (posiedzenia zarządu)

Lista posiedzeń ze statystykami (łącznie, z protokołem, z udziałem komisji rewizyjnej). + Dodaj posiedzenie — tytuł, data, miejsce oraz przewodniczący i sekretarz. Szczegóły mają zakładki:

• Agenda — punkty obrad (kolejność ↑/↓, dodawanie, usuwanie).
• Obecność — członkowie zarządu ze statusem Obecny / Nieobecny / Usprawiedliwiony; komisja rewizyjna osobno.
• Protokół — plik protokołu (podgląd/pobieranie) oraz/lub notatka tekstowa.
• Ustalenia — decyzje/uchwały (tytuł, opis, odpowiedzialny, termin); ustalenie można skonwertować na zadanie.

Kontakty

Baza instytucji współpracujących (Gmina, KP PSP, ZOSP RP, Nadleśnictwo, Szkoła, Parafia, Policja, Pogotowie, inne). Dla każdego kontaktu: nazwa i skrót, osoba kontaktowa, telefony, e-mail, WWW, adres, NIP/REGON, godziny pracy i notatki. Kontakt można podpiąć do pisma jako nadawcę/adresata.

Repozytorium dokumentów

Menedżer plików z folderami i podfolderami. Wgrywaj pliki przyciskiem + Wgraj plik lub przeciągając je na stronę; twórz foldery przyciskiem + Nowy folder. Pliki i foldery można przenosić przeciąganiem, zmieniać ich nazwy i usuwać; dostępny jest podgląd, pobieranie i globalne wyszukiwanie (min. 3 znaki).

Eksport PDF

• Rejestr pism — przycisk 📄 Pobierz rejestr generuje PDF z aktualnymi filtrami.
• Protokół posiedzenia — przycisk 📄 Pobierz protokół w szczegółach posiedzenia generuje PDF protokołu.