Książka inwentarzowa OSP — jak ją prowadzić

Książka inwentarzowa OSP to zwyczajowa nazwa ewidencji majątku, którą ochotnicza straż pożarna prowadzi na podstawie ustawy o OSP. Ma cztery części: ewidencję materiałową, przedmiotów nietrwałych, środków trwałych i wyposażenia osobistego. Za wpisy odpowiada członek zarządu, któremu powierzono tę funkcję. Jeśli OSP prowadzi księgi rachunkowe, stan z książki porównuje się ze stanem faktycznym podczas inwentaryzacji — co do zasady na koniec każdego roku obrotowego.

Stan prawny na dzień 17.10.2026.

Skąd obowiązek prowadzenia książki

Podstawą jest art. 35 ustawy o ochotniczych strażach pożarnych. OSP prowadzą „ewidencję majątku niezbędnego do prowadzenia działań ratowniczych oraz udziału w akcjach ratowniczych”, a składają się na nią:

1. ewidencja materiałowa,
2. ewidencja przedmiotów nietrwałych,
3. ewidencja środków trwałych,
4. ewidencja wyposażenia osobistego.

Ustawa nie podaje wzoru druku ani listy kolumn. Możesz prowadzić książkę w zeszycie, na gotowych drukach albo w programie — byle obejmowała te cztery części. Zmiany wpisuj na bieżąco — przy spisie z natury to się zwraca.

Za wpisy odpowiada członek zarządu OSP, któremu powierzono tę funkcję (art. 35 ust. 3). W wielu jednostkach to gospodarz, ale podział zadań w zarządzie wynika ze statutu i uchwał — sprawdź, co przewiduje statut Twojej jednostki. Dobrze mieć to powierzenie na piśmie, np. w uchwale zarządu.

Jeśli zarząd OSP o to wystąpi, gmina bezpłatnie prowadzi ewidencję majątku, księgowość i rachunkowość jednostki (art. 35 ust. 4).

Inwentaryzacja według ustawy o rachunkowości

OSP jest stowarzyszeniem (art. 1 ust. 1 ustawy o OSP), a stowarzyszenie po wpisie do KRS ma osobowość prawną (art. 17 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach). Ustawa o rachunkowości obejmuje osoby prawne (art. 2 ust. 1 pkt 1), ale przewiduje wyjątek: organizacje spełniające warunki z art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie mogą zamiast ksiąg prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (art. 2 ust. 5).

Od 1 stycznia 2026 r. chodzi o organizację, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie ma statusu organizacji pożytku publicznego i w poprzednim roku miała przychody nie wyższe niż 1 000 000 zł, nie licząc darowizn rzeczowych na działalność statutową. O wyborze decyduje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe. Zapytaj skarbnika, jak Twoja OSP prowadzi księgowość.

Jeśli OSP prowadzi księgi rachunkowe, obowiązują ją zasady inwentaryzacji z ustawy o rachunkowości:

• Termin. Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 ust. 1). Rok obrotowy określa statut — jeśli to rok kalendarzowy, chodzi o 31 grudnia.
• Metoda. Środki trwałe i rzeczowe składniki aktywów obrotowych co do zasady spisuje się z natury: liczy się je, wycenia, porównuje z księgami i wyjaśnia różnice (art. 26 ust. 1 pkt 1). Grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, weryfikuje się na podstawie dokumentów (art. 26 ust. 1 pkt 3).
• Okno czasowe. Dla środków trwałych termin jest dotrzymany, jeśli spis zaczął się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a skończył do 15. dnia następnego roku. Zmiany z okresu między spisem a końcem roku dopisujesz albo odpisujesz (art. 26 ust. 3 pkt 1).
• Raz na 4 lata. Nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym wystarczy spisać raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3). Ustawa nie definiuje „terenu strzeżonego” — zanim z tego skorzystasz, ustal to z osobą prowadzącą księgi.
• Dokumenty. Przebieg i wyniki inwentaryzacji trzeba udokumentować i powiązać z księgami, a różnice rozliczyć w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27).
• Odpowiedzialność. Kierownikiem jednostki w rozumieniu ustawy są członkowie zarządu (art. 3 ust. 1 pkt 6). Księgi może prowadzić biuro rachunkowe, ale odpowiedzialności za spis z natury nie da się na nie przenieść (art. 4 ust. 5) — spis organizuje sama OSP.

OSP na uproszczonej ewidencji nie ma ksiąg rachunkowych, więc powyższe zasady jej nie wiążą. Rozporządzenie o uproszczonej ewidencji wymaga wtedy wykazu środków trwałych (m.in. z datą nabycia, wartością początkową i datą likwidacji), ale spisu z natury nie przewiduje. Ewidencję majątku z art. 35 ustawy o OSP prowadzisz tak samo, a coroczny spis i tak warto zrobić.

Przedmiot nietrwały czy środek trwały

Ustawa o OSP nie definiuje przedmiotów nietrwałych. Ustawa o rachunkowości definiuje za to środki trwałe: to rzeczowe aktywa trwałe „o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki”, w tym „maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy” (art. 3 ust. 1 pkt 15).

Kwotowej granicy ustawa nie podaje. Mówi tylko, że środki trwałe „o niskiej jednostkowej wartości początkowej” można amortyzować w sposób uproszczony albo jednorazowo (art. 32 ust. 6). W praktyce kwotę, od której sprzęt trafia do środków trwałych, a poniżej której do przedmiotów nietrwałych, ustala jednostka w polityce rachunkowości — ustawa pozwala na uproszczenia w ramach tej polityki, a jej dokumentację kierownik jednostki ustala na piśmie (art. 4 ust. 4 i art. 10). Przy uproszczonej ewidencji za środki trwałe w wykazie uznaje się składniki określone w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

Kwoty z internetu bywają nieaktualne — sprawdź tę przyjętą w Twojej OSP i trzymaj się jej w książce.

Co wpisywać przy każdej pozycji

Ustawa nie narzuca kolumn, więc poniższy układ to praktyczna propozycja. Pozwala w każdej chwili odpowiedzieć na trzy pytania: co masz, skąd to masz i gdzie to jest.

W ewidencji materiałowej zamiast pojedynczych sztuk prowadzisz przychód, rozchód i stan danego materiału, np. środka pianotwórczego czy sorbentu. W ewidencji wyposażenia osobistego zapisujesz, komu i kiedy wydano sprzęt, a przy zwrocie — datę zwrotu. Podpis strażaka przy wydaniu pozwala później uniknąć sporów.

Numer inwentarzowy umieść też na samym sprzęcie: na naklejce, tabliczce albo wygrawerowany. Bez tego spis z natury zamienia się w zgadywanie, która z pięciu identycznych prądownic jest która.

Sprzęt OSP i sprzęt gminy

Według ustawy o OSP gmina zapewnia jednostkom, „stosownie do posiadanych sił i środków”, m.in. „obiekty, tereny, pojazdy i sprzęt specjalistyczny, środki ochrony indywidualnej, umundurowanie (...) i środki łączności oraz ich utrzymanie” (art. 10 ust. 1 pkt 1). Przepis nie przesądza, czyją własnością jest ten sprzęt. W praktyce część wyposażenia należy do stowarzyszenia, a część pozostaje własnością gminy i jest użyczona jednostce. Dlatego przy każdej pozycji zapisz właściciela i dokument, na podstawie którego sprzęt trafił do remizy.

Ma to znaczenie przy inwentaryzacji. Jeśli OSP prowadzi księgi rachunkowe, spisem z natury obejmuje się także składniki „będące własnością innych jednostek, powierzone jej do (...) używania”, a ich właściciela powiadamia się o wynikach spisu (art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Sprzęt gminy spisujesz więc razem ze swoim, ale oznaczasz go osobno i wysyłasz gminie wynik.

Źródło finansowania warto notować z jeszcze jednego powodu. W razie likwidacji OSP sprzęt ratowniczy kupiony przy udziale pieniędzy z budżetu państwa lub samorządu przekazuje się jednostce ochrony przeciwpożarowej, która zabezpiecza mieszkańców tej gminy (art. 36 ust. 2 ustawy o OSP).

Przychód, rozchód i likwidacja

• Przychód wpisujesz w dniu przyjęcia sprzętu, na podstawie dokumentu.
• Rozchód to każde wyjście sprzętu z ewidencji: zużycie materiału, przekazanie, kradzież, likwidacja. Też tylko na podstawie dokumentu.
• Likwidacja (kasacja) zużytego sprzętu: ani ustawa o OSP, ani ustawa o rachunkowości nie opisują tej procedury, więc zasady warto przyjąć uchwałą zarządu. Sprawdza się komisja, która ogląda sprzęt i sporządza protokół z powodem likwidacji i sposobem zagospodarowania. Po zatwierdzeniu protokołu przez zarząd wpisujesz przy pozycji jego datę i numer.

O likwidacji sprzętu gminy decyduje właściciel, więc zużycie zgłoś do urzędu. Wpisów nie wymazuj i nie wyrywaj kartek — pozycja z adnotacją o rozchodzie to po latach jedyny ślad, co się stało ze sprzętem.

Spis z natury krok po kroku

1. Zarządzenie spisu. Zarząd ustala termin, zakres i skład komisji. Dobrze, żeby w komisji nie zasiadała wyłącznie osoba prowadząca książkę.
2. Arkusze spisowe. Przygotuj osobny arkusz dla magazynu, każdego pomieszczenia i każdego pojazdu. Nie wpisuj na nie stanów z książki — komisja ma liczyć, a nie odhaczać.
3. Liczenie. Komisja sprawdza na miejscu numer inwentarzowy, ilość i stan techniczny. Termin spisu wozów uzgodnij z naczelnikiem, żeby nie kolidował z gotowością bojową.
4. Porównanie. Arkusze zestawiasz z książką: niedobory, nadwyżki, sprzęt w złym stanie.
5. Wyjaśnienie różnic. Każdą różnicę trzeba wyjaśnić i rozliczyć. Często sprzęt leży w innym wozie albo został wydany strażakowi.
6. Protokół. Komisja podpisuje arkusze i protokół, zarząd go zatwierdza. Wynik spisu sprzętu gminy wysyłasz gminie.
7. Porządki w książce. Wprowadzasz korekty i planujesz likwidację sprzętu, który komisja uznała za zużyty.

Książka inwentarzowa w Rescue24

Wartość sprzętu i rozliczenie różnic zostają w księgowości OSP. Rescue24 pomaga w części ewidencyjnej i przy spisie:

• W module Magazyn każda pozycja ma kartę z kategorią, numerem seryjnym, lokalizacją (miejsce w magazynie albo pojazd) i statusem OK, Serwis, Uszkodzony lub Wycofany. Numer inwentarzowy i ewidencyjny wpiszesz po kliknięciu Edytuj, w zakładce Identyfikacja.
• Kod QR powstaje automatycznie po zapisaniu sprzętu, a etykiety drukujesz z karty (Drukuj etykietę) albo dla zaznaczonych na liście pozycji (Drukuj etykiety).
• Na karcie jest sekcja Historia zmian: kto i kiedy dodał sprzęt, zmienił status albo lokalizację. Zlikwidowanego sprzętu nie usuwaj — ustaw status Wycofany, a numer protokołu wpisz w notatkach. Usunięcie kasuje kartę, a z nią podgląd historii.
• Przy spisie filtrujesz listę po lokalizacji albo pojeździe, a skaner (Skanuj) po odczytaniu naklejki otwiera kartę sprzętu.
• W module Wydruki, na kafelku Ewidencja Środków Trwałych, przycisk Pobierz PDF generuje listę całego sprzętu z magazynu z podziałem na kategorie, z numerem seryjnym, numerem ewidencyjnym (a gdy go brak — inwentarzowym), miejscem przechowywania i stanem. Notatki trafiają do kolumny „Uwagi”, więc widać w niej też numer protokołu likwidacji. Kafelek Wyposażenie Osobiste tworzy karty sprzętu przypisanego strażakom (przycisk Przypisz na karcie sprzętu) z datą wydania i miejscem na podpisy. Moduł włącza administrator jednostki w ustawieniach jednostki, na ekranie Moduły: kafelek Wydruki OSP i Zapisz zmiany.

Jak oznaczyć sprzęt kodami QR i pilnować przeglądów, opisuje wpis Ewidencja sprzętu OSP — program z kodami QR, a wszystkie funkcje modułu — temat pomocy Magazyn i sprzęt.

Źródła

• Ustawa z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 244 ze zm.) — art. 1 ust. 1, art. 10 ust. 1 pkt 1, art. 35, art. 36 ust. 2: tekst jednolity w ISAP
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.) — art. 2 ust. 1 pkt 1 i ust. 5, art. 3 ust. 1 pkt 6, 9 i 15, art. 4 ust. 4 i 5, art. 10, art. 26, art. 27, art. 32 ust. 6: tekst jednolity w ISAP
• Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2025 r. poz. 1338 ze zm.) — art. 10a: tekst jednolity w ISAP
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 grudnia 2025 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2025 r. poz. 1880) — § 2 i § 3: ISAP
• Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. — Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U. z 2020 r. poz. 2261 ze zm.) — art. 17 ust. 1: tekst jednolity w ISAP