Ewidencja sprzętu OSP — program z kodami QR

Ewidencja sprzętu OSP w Rescue24 to jeden magazyn dla całej jednostki: każda pozycja ma kartę, własny kod QR do naklejenia, status, terminy przeglądów i historię zmian. Gospodarz skanuje kod telefonem, zgłasza usterkę z karty sprzętu, a system sam zbiera nadchodzące terminy w jednym widoku i w cotygodniowym e-mailu do administratorów i zarządu.

Poniżej kolejne kroki — od wprowadzenia sprzętu po przypomnienia — tak jak wyglądają w programie.

Kategorie i lokalizacje

Zanim dodasz pierwszą pozycję, warto ustawić porządek. Przycisk Kategorie otwiera listę kategorii, które możesz zagnieżdżać (kategoria i podkategorie). Lokalizacje to drzewo magazynu: remiza, pomieszczenie, regał, półka. Pojazdy są pokazywane osobno, a w pojeździe sprzęt możesz przypisać do skrytki, dachu albo kabiny.

Lista sprzętu ma wyszukiwarkę (nazwa, numer seryjny, kod) oraz filtry po kategorii, lokalizacji, pojeździe i statusie.

Dodanie sprzętu

Kliknij + Dodaj sprzęt i podaj nazwę. Reszta jest opcjonalna: kategoria, producent, model, numer seryjny, kod kreskowy, numer ewidencyjny i inwentarzowy, rok produkcji, lokalizacja. Kod QR powstaje automatycznie po zapisaniu.

Dwie opcje oszczędzają sporo klikania:

Ilość egzemplarzy — dodajesz naraz do 100 osobnych sztuk (np. dziesięć jednakowych węży), każda dostaje własny kod QR.
To jest kontener/worek (grupa sprzętu) — torba lub skrzynia ma własny kod, a pojedyncze egzemplarze przypisujesz do niej później. Zeskanowanie takiej grupy pokazuje jej zawartość.

Jeśli sprzęt masz już w pliku z innego programu, przycisk Import wczytuje arkusz XLS lub XLSX wyeksportowany z E-remizy: kreator pokazuje podgląd, a pozycje pasujące po numerze seryjnym albo ewidencyjnym są aktualizowane zamiast dublowane.

Kody QR i naklejki

Na karcie sprzętu przycisk Drukuj etykietę generuje plik PDF w rozmiarze Mała, Średnia albo Duża. Na naklejce są: kod QR, nazwa, numer seryjny, lokalizacja i sam kod. Wiele etykiet naraz drukujesz, zaznaczając pozycje na liście i wybierając Drukuj etykiety.

Skanowanie z telefonu

W magazynie wybierz Skanuj, potem Uruchom kamerę i skieruj aparat na naklejkę — otworzy się karta sprzętu. Możesz też wpisać kod ręcznie: kod QR, numer seryjny albo kod kreskowy. Skaner działa po zalogowaniu, w przeglądarce i w aplikacji; jak ją zainstalować, opisuje wpis Rescue24 w Google Play i App Store.

Zwykły aparat telefonu odczyta z naklejki tylko tekst kodu — do otwarcia karty użyj skanera w Rescue24.

Statusy, przypisanie i historia

Każdy sprzęt ma jeden z czterech statusów: OK, Serwis, Uszkodzony, Wycofany. Zmienisz go na karcie, a lista pozwala filtrować po statusie, więc od razu widać, co nie nadaje się do użycia.

Na karcie możesz też przypisać sprzęt do strażaka (Przypisz, a potem Zwróć sprzęt), dodać zdjęcia i zajrzeć do historii zmian pozycji.

Terminy przeglądów i ważności

W sekcji Terminy i przeglądy przy sprzęcie klikasz + Dodaj i wybierasz typ:

Data ważności — jednorazowy termin, np. ważność gaśnicy lub środka ochrony,
Przegląd cykliczny — data następnego przeglądu i okres, co ile dni się powtarza.

Zbiorczy widok Wygasające terminy dzieli pozycje na przeterminowane i nadchodzące, z zakresem następnych 30 dni, 90 dni albo roku. Terminy sprzętu pojawiają się też w kalendarzu jednostki jako „Przegląd: nazwa sprzętu”. Po wykonaniu przeglądu wpisz nową datę następnego.

Co przypomina system

Przypomnienia działają według stałych reguł, które warto znać:

E-mail co tydzień. W poniedziałek rano administratorzy i zarząd dostają „Cotygodniowy raport terminów”. W sekcji sprzętu są pozycje, których termin przypada w ciągu najbliższych 30 dni, a także te już przeterminowane. Jeśli nic nie wymaga uwagi, wiadomość nie wychodzi.
SMS raz w miesiącu. Pierwszego dnia miesiąca rano system może wysłać SMS z liczbą terminów (badania, szkolenia, przeglądy sprzętu), które wygasają w ciągu 30 dni. Ta funkcja jest opcjonalna, wymaga aktywnej licencji i włączenia w ustawieniach — szczegóły w temacie Powiadomienia SMS.

Przypomnienia to więc tygodniowy e-mail z oknem 30 dni dla sprzętu i miesięczny SMS.

Usterki

Gdy coś jest uszkodzone albo brakuje, na karcie sprzętu kliknij + Zgłoś usterkę. Wybierasz typ (Uszkodzenie, Brak, Zużycie, Uwaga), priorytet od Niskiego do Krytycznego i opisujesz problem. Zgłoszenia zbiera zakładka Zgłoszenia usterek ze statusami Nowe, W trakcie, Zamknięte i Odrzucone, więc gospodarz widzi, co czeka na naprawę.

Materiały eksploatacyjne

Woda, środek pianotwórczy, sorbent czy opatrunki to nie pojedyncze egzemplarze, tylko stany. Oznacz pozycję jako Materiał eksploatacyjny, podaj jednostkę, stan początkowy i próg „do uzupełnienia”. W zakładce Materiały eksp. zobaczysz stany, a pozycja poniżej progu dostaje etykietę Do uzupełnienia.

Stan zmniejsza się sam: środki wpisane w wyjeździe w polu „Zużyte środki” odejmują się od magazynu. Dostawę dopisujesz przyciskiem + Uzupełnij (ilość i notatka, np. numer faktury). Historia użycia i historia uzupełnień są na karcie pozycji.

A aparaty powietrzne?

Aparaty ODO jako sprzęt prowadzisz w magazynie jak każdy inny, z terminami przeglądów. Osobny moduł Powietrze służy do kontroli ciśnienia w butlach i czasu rot w strefie podczas akcji; nie zastępuje ewidencji.

Czy to zastępuje książkę inwentarzową?

To zależy od tego, co i jak prowadzi Twoja jednostka. Co zwykle wpisuje się do książki inwentarzowej i jak podejść do inwentaryzacji, opisujemy w poradniku Książka inwentarzowa OSP. Magazyn w Rescue24 pozwala trzymać te dane w jednym miejscu; pełny opis ekranów znajdziesz w temacie Magazyn i sprzęt.